Semakin Mudah Mengelola Invoice dan Bill dengan Digitalisasi Dokumen Bisnis Anda

Aplikasi ERP – Invoice dan penagihan (Bill) adalah tugas utama bagi bisnis. Anda harus memiliki prosedur yang memastikan bahwa Anda dibayar untuk produk atau layanan yang Anda berikan kepada pelanggan. Namun, mengandalkan catatan kertas bisa menyulitkan untuk memfasilitasi tugas-tugas ini. Dokumen kertas dan prosedur manual membuat pelacakan pembayaran yang belum dilunasi menjadi tidak praktis, yang dapat menyebabkan pembayaran lolos dari perhatian. Untungnya, ada beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk menyederhanakan proses penagihan dan pembuatan invoice, seperti halnya dengan memanfaatkan aplikasi invoicing.

Invoice vs Tagihan

Sebelum membahas praktik terbaik penagihan dan invoice, ada baiknya Anda memahami perbedaan di antara keduanya. Meskipun banyak orang menggunakan istilah “penagihan” dan “invoice” secara bergantian, namun keduanya memiliki beberapa perbedaan utama.

Apa yang Dimaksud dengan Invoice?

Invoice mengacu pada proses pengiriman invoice – yang merupakan dokumen yang merinci produk atau layanan yang dijual oleh bisnis. Invoice dapat berbentuk dokumen kertas atau PDF, dan biasanya berisi

Tanggal pengiriman invoice
Tanggal pengiriman produk/layanan
Ketentuan pembayaran invoice
Instruksi pembayaran

Apa yang Dimaksud dengan Tagihan?

Tagihan adalah dokumen yang diterima oleh pelanggan, yang juga menguraikan produk atau layanan yang diberikan oleh bisnis. Perbedaan utama adalah bahwa tagihan biasanya menyiratkan kebutuhan untuk pembayaran segera, sementara invoice dapat menguraikan persyaratan tertentu (misalnya, bersih 30/60/90 hari). Perbedaannya tidak kentara, dan sering kali perbedaan antara invoice dan tagihan terletak pada bagaimana dokumen tersebut dipahami. Pedagang dapat mengirimkan invoice, yang kemudian dilihat oleh pelanggan sebagai tagihan yang harus dibayar.

Terlepas dari teknis ini, satu hal yang tetap sama, agar bisnis Anda dibayar dengan cepat dan mudah, Anda memerlukan proses penagihan dan invoice yang efisien. Lihat tips penagihan dan invoice di bawah ini untuk mempelajari cara melakukannya.

Digitalisasi Dokumen Penagihan dan Invoice Anda

Langkah pertama untuk menyederhanakan cara Anda menagih atau menagih klien adalah dengan menghilangkan dokumen kertas jika memungkinkan. Mengirim tagihan atau invoice melalui pos tidak hanya memakan waktu dan membosankan, namun juga meningkatkan kemungkinan keterlambatan atau tidak terbayarnya pembayaran. Dokumen kertas dapat hilang dalam pos, dan bahkan ketika diterima, sangat mudah bagi pelanggan untuk salah menempatkan atau melupakannya.

Otomatisasi Prosedur Anda

Penagihan dan pembuatan invoice melibatkan sejumlah langkah. Penjual mengirimkan tagihan/invoice, yang kemudian ditinjau dan dibayar oleh pelanggan. Setelah itu, merchant harus mengeluarkan tanda terima setelah pembayaran selesai. Jika dilakukan secara manual, proses di atas membutuhkan waktu dan melibatkan banyak proses bolak-balik dengan pelanggan. Kabar baiknya? Anda bisa menggunakan aplikasi invoicing untuk membantu bisnis Anda berjalan dengan lebih mudah.

Selain itu, aplikasi ini memudahkan pembuatan invoice. Fitur kustomisasi akan memungkinkan Anda untuk menarik dan melepas beberapa bidang, memilih tarif pajak, dan menambahkan memo. Anda juga dapat melacak invoice mana yang belum dibayar dan pelanggan mana yang berhutang. Ketika langkah-langkah ini dilakukan secara otomatis, Anda bisa menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengejar pembayaran dan mencurahkan lebih banyak energi untuk area lain dalam bisnis Anda.

Simpan Detail Pembayaran Pelanggan Anda dalam File

Tips ini sangat berguna jika Anda perlu membuat invoice atau menagih klien secara berulang. Jika pembayaran perlu dilakukan secara berkala, mintalah pelanggan Anda untuk memberikan nomor rekening atau kartu kredit yang bisa Anda simpan. Hal ini dapat menghilangkan pekerjaan manual sepenuhnya – baik untuk bisnis maupun pelanggan. Sebagai penjual, Anda tidak perlu membuat invoice yang sama setiap bulan; sementara itu, pelanggan Anda dapat merasa tenang karena tagihan mereka dibayar secara otomatis.

Tingkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis Anda dengan SistemAplikasi ERP Terbaik di Indonesia! Integrasikan semua fungsi bisnis Anda dalam satu platform yang kuat dan mudah digunakan. Dapatkan solusi lengkap untuk manajemen keuangan, inventaris, sumber daya manusia, dan banyak lagi. Gunakan aplikasi invoicing untuk efisiensi manajemen dalam mengatur serta memantau kinerja guna mengevaluasi keberhasilan untuk bisnis Anda. Ayo hubungi kami sekarang dan lihat bagaimana ERP aplikasi invoicing kami dapat mengubah bisnis Anda!